Privacy verklaring

Privacyverklaring

U deelt bepaalde persoonsgegevens met &Dutilh zodat de directie en onze medewerkers u de best mogelijke vorm van de afgesproken dienstverlening kunnen bieden. Deze gegevens vertellen iets over u of uw onderneming. Mogelijk zijn deze gegevens op verschillende manieren in verband te brengen met u als persoon. &Dutilh laat zich voor wat betreft de verwerking van deze gegevens uiteraard leiden door de beginselen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De persoonsgegevens die &Dutilh verwerkt zijn afhankelijk van de overeengekomen opdracht, maar we vragen u alleen om die gegevens beschikbaar te stellen die strikt noodzakelijk zijn om de afgesproken vorm van dienstverlening te kunnen garanderen. De dienstverlening die &Dutilh u biedt is vastgelegd in een opdrachtbevestiging die u heeft getekend, dan wel heeft geaccordeerd per email. Bij deze opdrachtbevestiging heeft u tevens verklaard de algemene voorwaarden van &Dutilh te hebben gelezen en ontvangen.
Beginselen van de verwerking van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens zullen door &Dutilh vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden gebruikt of aan derden worden verstrekt tenzij:
• &Dutilh hiertoe wettelijk verplicht is; wij verwijzen u graag naar de algemene voorwaarden omtrent onze wettelijke plicht;
• u daar expliciet om vraagt;
• dit nodig is om aan u publicaties, marketingmateriaal, naslagmateriaal of andere informatie toe te kunnen sturen.
&Dutilh volgt voor de verwerking van persoonsgegevens de beginselen zoals deze in de AVG zijn opgesteld. Deze beginselen worden bij de verwerking van persoonsgegevens te allen tijde gerespecteerd en zijn:
• Rechtmatig, behoorlijk en transparant;
• Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden;
• Niet meer of langer dan noodzakelijk;
• Juist, actueel en vertrouwelijk;
• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt voor specifiek vastgestelde doelen op basis van een rechtmatige grondslag. Deze doelen zijn:
• Klantacceptatie door &Dutilh;
• Het uitvoeren van de afgesproken dienstverlening;
• Om informatie over de dienstverlening te kunnen geven;
• Communicatie in het kader van de dienstverlening.
• het voeren van de administratie,
• het uitvoeren van levensexecutele, toezicht en executele, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
• om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
• om u te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen van &Dutilh;
• de afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
• voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die u per e-mail worden verzonden;
• voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
• het behandelen van geschillen.
De website van &Dutilh wordt niet gebruikt om persoonsgegevens te verzamelen of samen te stellen met het doel om die extern te verspreiden, te gebruiken voor verkoopactiviteiten en/of om mailings te verzorgen ten behoeve van derden.
Op de website van &Dutilh vindt u links naar andere websites. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op internetsites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden.
Bewaartermijn
&Dutilh bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de afgesproken dienstverlening. Hoe lang dat precies is, is in verschillende wetten vastgelegd en hangt af van het specifieke gegeven en de vorm van dienstverlening waarvoor uw gegevens verwerkt worden.
Deze bewaartermijn kan oneindig zijn. &Dutilh bewaart uw persoonsgegevens in elk geval niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de met u afgesproken en hiervoor bedoelde dienstverlening voor het verwerken van uw persoonsgegevens, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht, danwel (indien dit langer is) totdat de bewaartermijn op grond van toepasselijke gedrags- en beroepsregels is verstreken.
Beveiliging
&Dutilh neemt alle technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs van haar verwacht mogen worden om uw persoonsgegevens te beveiligen. Uiteraard zijn deze maatregelen volledig in lijn met de geldende wet- en regelgeving en de huidige stand van de techniek.
Alle medewerkers en zo ook bij indiensttreding van nieuwe medewerkers wordt niet alleen gewezen op de regels en procedures binnen de organisatie, in het bijzonder aangaande de geldende beveiligingsregels en procedures, tevens hebben alle medewerkers of bij indiensttreding van de medewerkers een zogeheten geheimhoudingsverklaring ondertekend. Daarnaast wordt regelmatig aandacht besteed aan het vergroten van het beveiligings- en privacy bewustzijn bij de medewerkers door middel van trainingen en besprekingen omtrent dit onderwerp.
&Dutilh heeft algemeen aanvaarde technologische procedures en beveiligingsrichtlijnen geïmplementeerd om te voorkomen dat persoonsgegevens verloren gaan, misbruikt of vernietigd worden, of onbedoeld worden gewijzigd. Alle werknemers van &Dutilh dienen zich aan de beveiligingsvoorschriften te houden die voor de gehele organisatie gelden. Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde werknemers van &Dutilh, en deze werknemers hebben zich middels een verklaring ertoe verplicht om de vertrouwelijkheid van deze informatie te waarborgen
Delen
Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld, tenzij daar een wettelijke grondslag voor is. Bijvoorbeeld wanneer politie, justitie of toezichthouders op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Ook kan een rechter ons verplichten om gegevens te verstrekken of in te laten zien. U kunt deze zaken ook teruglezen in de algemene voorwaarden.
&Dutilh slaat haar data altijd op binnen de grenzen van de EU. Mochten in het kader van de dienstverlening gegevens worden gedeeld buiten deze grenzen, dan zal dit gebeuren met een daarbij passend beveiligingsniveau.
Sub-verwerkers
Voor het kunnen uitvoeren van onze dienstverlening maken we gebruik van een aantal partners. Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens bij één van deze partners zijn opgeslagen. Uiteraard heeft &Dutilh met deze partners afspraken gemaakt hoe deze met uw persoonsgegevens om dienen te gaan. Deze afspraken zijn in verwerkersovereenkomsten vastgelegd. Om welke en hoeveel partners het gaat is afhankelijk van de dienstverlening die &Dutilh voor u uitvoert.
U kunt denken aan onder andere de volgende partners : Desktoptowork, KPN, Xs4all, Microsoft, WoltersKluwer, ExactOnline. Desgewenst zijn de verwerkersovereenkomsten met deze sub-verwerkers beschikbaar en voor u ter inzage nadat hier vooraf een verzoek voor is ingediend.
Klachten & toezicht
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of &Dutilh de Algemene Verordening Gegevensbescherming  naleeft. Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit wanneer zij menen dat zijn of haar rechten zijn geschonden. De toezichthouder is in dat geval de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen en verzoeken om inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens
Mocht u informatie willen over de persoonsgegevens die &Dutilh van u verwerkt, dan kunnen we deze informatie pas verstrekken als voldoende duidelijk is wie u bent en dat u ook daadwerkelijk de persoon bent die u zegt te zijn. Een identificatie- en authenticatie-procedure is van toepassing in deze.
Met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft u een aantal wettelijk bepaalde rechten:
• Recht op inzage in door ons van u vastgelegde persoonsgegevens;
• Recht op indienen van een verzoek tot correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
• Recht om bezwaar te maken (verzet) tegen bepaalde wijze van gebruik van uw persoonsgegevens.
&Dutilh aanvaardt de verantwoordelijkheid om persoonsgegevens die door haar worden bewaard nadat die door u zijn verstrekt en op juistheid zijn gecontroleerd, zorgvuldig vast te leggen. &Dutilh aanvaardt vervolgens echter geen verantwoordelijkheid voor het actualiteitsgehalte van eenmaal verstrekte persoonsgegevens.
Indien mogelijk zal &Dutilh, nadat zij er op attent is gemaakt dat bepaalde op de website verzamelde persoonsgegevens niet langer juist zijn, deze gegevens aanpassen aan de hand van nieuwe gegevens die wij van u, de geautoriseerde bezoeker ontvangen
In bepaalde gevallen kan of mag &Dutilh géén wijziging of verwijdering doorvoeren, bijvoorbeeld als dat in strijd is met wet- en regelgeving. Een verzoek tot inzage of correctie kan schriftelijk ingediend worden via onderstaand adres:
&Dutilh B.V.
T.a.v. de directie
Postbus 3037
3003 AA  Rotterdam
Toepassing
Deze privacyverklaring is van toepassing op &Dutilh B.V. en de aan haar op enig moment gelieerde vennootschappen.
Externe links
&Dutilh heeft links naar websites van derden opgenomen. Als u via zo’n link naar een andere website gaat, dient u zich te realiseren dat het Privacy Statement van &Dutilh daar niet meer geldt. Het kan gebeuren dat deze derden of anderen op deze websites informatie over u verzamelen. &Dutilh is niet verantwoordelijke voor de inhoud van deze websites noch voor de handelingen van deze derden en anderen. Wij raden u aan om het Privacy Statement van deze websites door te lezen alvorens (persoons)gegevens te verstrekken.
Wijzigingen aan deze verklaring
&Dutilh kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken. U kunt zien wanneer dit voor het laatst bijgewerkt is aan de revisiedatum die aan het einde van de verklaring te vinden is. De wijzigingen en toevoegingen zijn van kracht vanaf de datum waarop ze zijn gepost. Het is daarom raadzaam om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te bekijken om na te gaan of er relevante wijzigingen zijn opgenomen.

Revisie:  5 november 2018