Kosten doorbelasten mét of zónder btw?

Hoe werkt het nu eigenlijk als je bij een opdrachtgever als “interim” werkt en je (reis)kosten wilt doorbelasten? Het doorbelasten van (reis)kosten hangt ervan af op wie de onderliggende kosten drukken, ongeacht wie deze kosten betaalt. Hoe factureer je op de juiste manier de (reis)kosten?

Wanneer belast ik de (reis)kosten door met btw?
De hoofdregel is dat alle kosten die je maakt ook belast moeten worden met btw. Deze kosten maken deel uit van je prestatie. Je kunt hierbij o.a. denken aan een kilometervergoeding, lunchkosten, telefoonkosten en reis- en verblijfkosten. Het btw-tarief dat je hierop toepast is het tarief dat je voor je eigen leveringen of diensten ook hanteert. Hanteer je verschillende btw-tarieven op één factuur, dan bereken je over de doorbelaste kosten het hoogste tarief. Hierbij maakt het niet uit tegen welk tarief de goederen/diensten aan jou zijn geleverd.

Stel je belast treinkosten door. In een treinkaartje zit 9% btw. Zelf hanteer je het hoge tarief (21%) voor je prestaties. Hieronder een “kostenneutraal” voorbeeld:

Je hebt € 109 betaald voor het treinkaartje, dit is voor de btw als volgt opgebouwd:

Treinkosten                  € 100
Btw                             €     9
Totaal                          € 109

Als je deze kosten 1-op-1 door wilt doorbelasten aan je opdrachtgever, belast je € 121 door voor het treinkaartje. Dit is als volgt opgebouwd:

Treinkosten                  € 100
Btw                              €   21
Totaal                           € 121

Geldt dit in alle gevallen? Helaas niet. Je kan niet in alle gevallen de voorbelasting in aftrek brengen. Bijvoorbeeld de btw op een zakenlunch is niet aftrekbaar.

Hoe belast ik dergelijke kosten door?
Wanneer je de voorbelasting niet terug kan vragen, wil je deze kosten uiteraard wel op je opdrachtgever verhalen. In zo’n geval belast je de kosten inclusief btw door aan je opdrachtgever.

Op het moment dat je opdrachtgever recht heeft op aftrek van voorbelasting, kan deze de btw op de doorbelaste kosten wel volledig in aftrek brengen. Per saldo betaalt hij hierdoor alleen de oorspronkelijke kosten inclusief btw.

Mijn opdrachtgever heeft geen recht op aftrek van voorbelasting, wat nu?
Wanneer jouw opdrachtgever zelf geheel of gedeeltelijk vrijgestelde prestaties levert voor de omzetbelasting (bijvoorbeeld medici), heeft deze geen recht op aftrek van voorbelasting. Het doorbelasten van kosten kan dan juist voor extra kosten zorgen.

Denk even terug aan het voorbeeld met het treinkaartje. Je belast het treinkaartje door voor € 121. Als je opdrachtgever zelf geen recht op aftrek van voorbelasting heeft, betaalt hij in dit voorbeeld € 12 meer dan hij dit treinkaartje zelf zou hebben gekocht.

In welke gevallen kan ik kosten dan wel doorbelasten zonder btw?
De opstapeling van btw kan je voorkomen door de betreffende kosten direct voor rekening van de opdrachtgever te laten komen. Dit wil overigens niet zeggen dat de betaling niet meer via ons kan lopen. Dat staat hier volledig los van.

Door de factuur op naam van de opdrachtgever te zetten en deze factuur mee te sturen, komen de kosten voor rekening van onze opdrachtgever. Hiermee kan je het bedrag van de voorgeschoten kosten wél zonder btw op de factuur vermelden (bijvoorbeeld met de omschrijving voorgeschoten bedragen).

Wanneer je twijfelt of je de doorbelaste (reis)kosten op de juiste wijze op de factuur hebt vermeld, neem gerust contact met ons op. Wij denken graag mee hoe je kosten zo voordelig mogelijk en op de juiste wijze kan doorbelasten.